Die Tour de Tools

2. April 2020
Die richtige App vereinfacht Arbeitsabläufe, hilft uns, den Überblick zu bewahren und spart im Idealfall auch Zeit und Geld. Eine Übersicht zu einigen der digitalen Helfer.

Text: Gabriele Bryant

Im Digital-Marketing-Alltag begegne ich vielen Tools und Apps, die uns das Leben und Arbeiten einfacher machen. Früher hat man sich ja Softwareprogramme gekauft und mittels CD auf den Computer geladen. Diese mussten regelmässig «upgedatet» werden, was wieder relativ teuer war.

Heute funktionieren alle Tools als Applikation für den Web-Browser oder das Smartphone, und Daten werden beim Anbieter beziehungsweise «in the cloud» gespeichert. Das bedeutet mehr Flexibilität und weniger benötigten Speicherplatz auf dem eigenen System. Es bedeutet aber auch, dass kein Tool mehr abschliessend gekauft wird, sondern nahezu alle Applikationen und Programme heute im Abonnement laufend bezahlt werden müssen. Dafür können sie auch meist jederzeit wieder gekündigt werden. Die meisten Tools und Apps gibt es auch als kostenlose Probe-, Einsteiger- oder Freemium-Version mit Basisfunktionen, die kostenpflichtig erweitert werden können. Hier haben wir Ihnen eine durchaus nicht abschliessende Liste unserer Favoriten zusammengestellt. Im ersten Teil geht es um allgemeine Tools und Applikationen für Ihren Marketingalltag. Im zweiten Teil stellen wir Ihnen Tools spezifisch für Social Media und Ihre Webseite vor.

Sicherheit und Passwortschutz
Wie viele Passwörter haben Sie? Für jede App und jedes Tool ein eigenes? Wie die meisten von uns vermutlich nicht, denn wer kann sich schon so viele Passwörter merken? Also brauchen Sie ein sicheres Tool für die Verwaltung, Speicherung und Nutzung von Passwörtern, zum Beispiel LastPass (Gratisversion) oder 1Password (ab USD 4 pro Nutzer und Monat):

1password.com
lastpass.com

Kein Tool, sondern wertvolle Information in diesem Zusammenhang bietet die Webseite «Have I Been Pwned». Hier können und sollten Sie kostenlos abfragen, ob Ihre E-Mail-Adresse irgendwo und irgendwann durch ein Datenleck in Mitleidenschaft gezogen wurde. Sie können sich dort auch eine automatische Benachrichtigung einrichten:

haveibeenpwned.com

Projektplanung und Zusammenarbeit
Arbeiten Sie noch mit Papierlisten, wenn es an Ihre Aufgabenplanung geht? Auch dazu gibt es viele coole Tools. Ich arbeite seit Langem mit Todoist für USD 3 pro Monat und kann so all meine Projekte und Aufgaben bequem verwalten.

Die Arbeits- und Projektplanung ist etwas sehr Persönliches, und so hat natürlich jeder seine eigenen Favoriten. Es kommt auch ganz darauf an, ob Sie ein Tool für sich selbst, für ein kleines oder ein grosses Team suchen. Beliebte und ganz unterschiedliche Alternativen sind beispielweise Asana, Airtable, Monday, Slack oder Trello. Die meisten bieten Gratisversionen für Einsteiger:

monday.com
todoist.com
trello.com
asana.com
slack.com
airtable.com

Auch Evernote ist ein sehr praktisches Tool für Notizen jeglicher Art, die auch mit anderen geteilt werden können. Die kostenlose Basisversion bietet die wichtigsten Funktionen:

evernote.com

PDF-Bearbeitung
PDFs sind hilfreich, aber manchmal muss man sie bearbeiten und möchte dazu nicht unbedingt in eine teure Software wie Adobe investieren. SmallPDF ist ein Schweizer Tool, das es ermöglicht, PDFs zu komprimieren, in andere Formate zu konvertieren, aufzuteilen oder zusammenzufügen, zu bearbeiten, zu schützen etc. Die Kosten sind vernünftig, ab USD 12 pro Monat.

smallpdf.com

Dokumente und Dateitransfer
Die Übermittlung grosser Dateien übersteigt oft die Kapazität des E-Mail-Postfachs. Hierfür gibt es die Zusammenarbeit auf Google Docs als gemeinsame Arbeitsplattform oder die Übermittlung der Dateien mit Tools wie Dropbox und WeTransfer – alle kostenlos beziehungsweise mit Gratisversionen.

dropbox.com
wetransfer.com
google.com/intl/de_ch/docs/about

Übersetzung und Texten
Die Möglichkeit, mit Google Translate kostenlos kurze Texte zu übersetzen, kennen Sie vermutlich schon. Seit den ersten mehr schlechten als rechten Übersetzungen ist viel Zeit vergangen und die Qualität hat sich sehr gebessert. Ein neueres und sehr gutes Tool für Online-Übersetzungen ist das mit künstlicher Intelligenz arbeitende Deepl aus Köln.

Achtung: Gut heisst hier keinesfalls auch immer korrekt. Jede online automatisch erstellte Übersetzung sollte vor der Veröffentlichung geprüft werden. Die Tools eignen sich daher auch eher für den schnellen Einsatz zwischendurch als für die Übersetzung ganzer Webseiten oder längerer Texte und ersetzen keinesfalls menschliche Übersetzer.

translate.google.com
deepl.com

LanguageTool ist ein cooles und kostenloses Tool (mit Premiumversion), das Texte in verschiedenen Sprachen Korrekturlesen kann:

languagetool.org

Messenger und Chatbots
Whatsapp gehört Facebook und ist daher datenschutzmässig eher kritisch anzusehen. Eine von mehreren sicheren Alternativen ist der Schweizer Messenger Threema, der leider von weit weniger Menschen genutzt wird und daher für die Gästekommunikation eher keine Alternative ist.

Kommunizieren Ihre Gäste mit Ihnen über verschiedene Messengerkanäle? Da kann es schwer werden, den Überblick zu behalten. MeetFranz ist eine App, auf der sich Whatsapp, Facebook Messenger, Gmail, Slack und viele andere Messenger einbinden und über eine Oberfläche managen lassen. Es gibt eine kostenlose Basisversion, danach beginnen die Abos bei EUR 2,99 pro Monat.

Keine Zeit, ständig die gleichen Fragen zu beantworten? Chatbot-Funktionen für den Facebook Messenger können Sie direkt auf Ihrer Facebook-Seite oder mit Tools wie Chatfuel oder ManyChat einrichten. Chatbots für verschiedene Messenger können Sie mit ActiveChat selbst bauen. Alle Tools bieten Gratisversionen, danach kostet die Nutzung je nach Anbieter ab USD 9 pro Monat.

threema.ch
meetfranz.com
activechat.ai
manychat.com
chatfuel.com

Branding
Möchten Sie ein neues Social-Media-Profil oder einen neuen Markennamen einführen und vorher prüfen, ob dieser schon im Einsatz ist? Dazu können Sie googeln oder Sie können KnowEm ausprobieren. Dort sehen Sie völlig kostenlos, auf welchen Social Media, Webseiten oder auch in welchen Markennamen Ihr Name schon gebraucht wird.

knowem.com

Die Autorin

Gabriele Bryant ist Spezialistin im Bereich Online-Marketing und Social Media für Hotellerie, Gastronomie und Tourismus. Neben ihrer Beratungstätigkeit ist sie als Referentin und Dozentin tätig. Sie hat 2011 das jährlich stattfindende Schweizer Hospitality Camp mitbegründet. blumbryant.ch

Im zweiten Teil verraten wir Ihnen in der nächsten Ausgabe unsere Lieblingstools für alles rund um Social Media.